Ưu điểm của Outlook là gì? Cách thức làm việc trên Microsoft Outlook

[mso]

Nếu bạn đang sử dụng ứng dụng Microsoft Outlook mà chưa biết bắt đầu từ đâu. Hãy theo dõi bài viết này của MSO để hiểu rõ được ứng dụng Microsoft Outlook là gì và cách để sử dụng Outlook hiệu quả nhé. Outlook là gì?


Outlook là một trong những phần mềm nằm trong Microsoft 365, được phát triển bởi Microsoft. Ứng dụng này không chỉ là một ứng dụng email thông thường mà còn bao gồm các tính năng quản lý tuyệt vời như lịch, quản lý công việc, quản lý liên lạc, ghi chú và duyệt web.

Outlook còn cung cấp cho người dùng các dịch vụ chia sẻ hộp thư, lịch biểu và danh sách SharePoint. Ngoài ra, nó còn có các tính năng tiện ích khác như nhắc nhở đính kèm tệp, tự động thêm thông tin đặt trước chuyến bay vào lịch và quản lý email hiệu quả thông qua việc bỏ qua hoặc theo dõi các cuộc hội thoại.



Hiện tại, Microsoft Outlook được hỗ trợ trên nhiều hệ điều hành khác nhau bao gồm Windows, Mac và trên các thiết bị di động mang hệ điều hành Android, iOS. MSO tổng hợp cho bạn 9 ưu điểm nổi bật của Outlook


Outlook có một công cụ mang nhiều tiện ích của Microsoft. sau đây MSO sẽ chia sẻ đến bạn 9 ưu điểm nổi bật mà Outlook mang lại cho người dùng: Tốc độ truy cập cao


Outlook được biết đến là một sản phẩm của Microsoft với khả năng truy cập nhanh chóng và hiệu quả. Tốc độ truy cập cao là một trong những ưu điểm nổi bật của Outlook, giúp cho người dùng tiết kiệm thời gian và tăng cường hiệu suất công việc. Các thao tác như soạn, gửi và nhận email đều được tối ưu hóa để đạt được hiệu quả cao nhất. Không gian lưu trữ rộng mở, không giới hạn




Outlook không bị sự giới hạn về không gian lưu trữ, cùng với tính năng sắp xếp email theo kích thước dung lượng, thời gian nhận và gửi, giúp người dùng dễ dàng tra cứu thông tin email và cho phép quản lý email một cách linh hoạt và hiệu quả. Đồng thời Outlook còn được tích hợp tính năng lưu trữ trên OneDrive, giúp người dùng có thể thực hiện các hoạt động gửi mail có dung lượng lớn một cách nhanh chóng. Chống spam và bảo mật tốt


Tính năng bảo mật và chống Spam cũng là một trong những điểm mạnh của Outlook, với các cơ chế tự động chặn email đáng ngờ và bảo vệ hòm thư của người dùng khỏi sự ảnh hưởng của thư rác.

Ngoài ra, người dùng cũng sẽ có thể thực hiện tạo, xóa, thay đổi địa chỉ email hoặc đăng nhập vào Outlook bằng mật khẩu tạm thời một cách dễ dàng. Giúp cho người dùng có thể bảo mật tốt hơn với tài khoản Outlook của mình. Hỗ trợ đa dạng kết nối, mạng xã hội


Outlook còn tích hợp với nhiều trang mạng xã hội như SharePoint, Teams, OneNote, giúp người dùng dễ dàng quản lý, chia sẻ thông tin và liên lạc với những đồng nghiệp hay bạn bè của mình.

Người dùng có thể mở Outlook trên web và kết nối với nhóm của mình thông qua ngăn điều hướng. Tại đây, bạn có thể chọn mục “Nhóm của bạn” và chọn “Đường dẫn kết nối” để quản lý các tài khoản liên kết. Có khả năng chặn gửi mail khi quên đính kèm tệp


Việc gửi mail nhưng quên đính kèm file là tình trạng thường diễn ra khi người dùng gửi email. Outlook sẽ giúp người dùng ngăn chặn tình trạng này bằng cách thông báo đến bạn khi bạn gửi email. Đây là một tính năng quan trọng giúp Outlook được người dùng lựa chọn để gửi mail đến người khác thay vì sử dụng ứng dụng Gmail.



Để kích hoạt tính năng này trên Outlook, người dùng có thể làm theo các bước như sau:

• Mở Outlook >> nhấp vào “Tập tin” >> Nhấp vào “Các lựa chọn”.
• Trong hộp thoại “Tùy chọn Outlook” >> chọn “email”.
• Chọn mục “Gửi tin nhắn” >> Nhấn vào tùy chọn “Cảnh báo cho tôi khi tôi gửi tin nhắn có thể bị thiếu tệp đính kèm”.

Khi tính năng này được kích hoạt, nếu trong email người dùng có sử dụng các từ như “đính kèm” hoặc “kèm theo” mà quên không đính kèm tệp, Outlook sẽ thông báo để nhắc trước khi email được gửi đi. Thông báo những thư quan trọng


Outlook cung cấp tính năng thông báo những thư quan trọng, giúp người dùng không bị bỏ lỡ những email quan trọng. Người dùng có thể thiết lập hộp thư ưu tiên để phân loại thư hoặc sử dụng tính năng đề cập người dùng khác giúp thu hút sự chú ý đến nội dung quan trọng trong email. Mở được nhiều cửa sổ Outlook trong cùng 1 lúc


Outlook cung cấp khả năng mở nhiều cửa sổ cùng một lúc, cho phép người dùng làm việc hiệu quả hơn khi cần chuyển đổi các nhiệm vụ khác nhau như đọc email, quản lý lịch trình, hoặc ghi chú. Để mở nhiều cửa sổ trong Outlook, người dùng có thể sử dụng phím tắt Ctrl + Shift + Click. Tính năng này giúp người dùng tối ưu hóa thời gian thực hiện công việc, nó đặc biệt hữu ích khi người dùng cần theo dõi nhiều thông tin cùng một lúc. Không bị bỏ lỡ lịch trình




Khi người dùng nhận được email có thông tin về đặt trước chuyến bay, thông tin khách sạn, thuê xe, thì ngay lập tức Outlook sẽ tự động thêm các thông tin đó vào lịch. Giúp người dùng dễ dàng nắm được các thông tin lịch trình mà họ đã đặt trước thông qua lịch hiển thị và ngăn chặn tình trạng bỏ lỡ lịch trình. Tính năng bỏ qua hội thoại giúp người dùng tập trung hơn


Tính năng “Bỏ qua Hội thoại” trong Outlook giúp người dùng quản lý hộp thư đến một cách hiệu quả hơn, giảm sử phân tâm vào những cuộc hội thoại không cần thiết và tậ trung vào những việc quan trọng hơn. Khi sử dụng tính năng này, người dùng có thể loại bỏ toàn bộ các email không mong muốn khỏi “Hộp thư đến” và chuyển chúng đến thư mục “Các mục Đã xóa”. Hướng dẫn sử dụng Outlook cho người mới bắt đầu với MSO

Tải Outlook về trên máy

• Bước 1: Truy cập trang chính thức của Microsoft Outlook

• Bước 2: Đăng nhập hoặc tạo tài khoản Microsoft 365 của bạn

Bạn có thể tham khảo mua Microsoft 365 bản quyền trên MSO để nhận được thật nhiều ưu đãi.

Đăng ký mua Microsoft 365 bản quyền trên MSO

• Bước 4: Kéo xuống dưới và chọn phiên bản MS Outlook cho Windows

• Bước 5: Khởi động ứng dụng Outlook trên máy tính của bạn và đăng nhập để sử dụng

Tạo email mới


Ngay tại trang chủ trên Outlook, bạn chọn nút “Thư mới” và chọn “Tạo thư email mới”.

Trả lời hoặc chuyển tiếp mail


Bạn nhấn chọn vào một email cụ thể, sau đó bạn kéo xuống cuối email đó và chọn nút “Trả lời” hoặc “Chuyển tiếp”.

Lên lịch cho cuộc họp

• Đăng nhập vào tài khoản Outlook của bạn.
• Tại giao diện chính, bạn chọn mục “Calendar”.

• Tiếp theo, bạn chọn mục “Sự kiện mới”.

• Điền các thông tin về lịch của bạn và nhấn “Lưu” để hoàn tất tạo lịch.

Lời kết


Trên đây MSO đang cung cấp cho bạn những thông tin về Outlook, giúp bạn hiểu được rõ Outlook là gì, những ưu điểm đặc biệt của Outlook và hướng dẫn bạn cách sử dụng Outlook. Nếu có điều gì thắc mắc hay muốn đăng ký sử dụng Outlook, bạn có thể liên hệ trực tiếp với chúng tôi để được tư vấn qua những thông tin liên hệ sau:


THÔNG TIN LIÊN HỆ:

Website: mso.vn

Hotline: 024.9999.7777

Email: vphn@hvn.vn
Địa chỉ văn phòng: Lô TT02-15, KĐT Mon City, Nam Từ Liêm, Hà Nội